Von der Herausforderung zur gemeinsamen Lösung
Best-Practices aus unseren Erfahrungen
Ziel dieser Seite
Alle Kreise bei den Wirtschaftsjunioren sind ähnlich organisiert und haben damit in vielerlei Hinsicht die gleichen Herausforderungen. Auch im Hinblick auf Digitalisierung. Bereits vor einem Jahrzehnt wurde ein Versuch gestartet, das Corporate-Design der Wirtschaftsjunioren den Kreisen einfach und einheitlich zu Verfügung zu stellen. Doch ein Design ist nicht alles. Jede Software ist auch an Prozesse und Interaktionen gekoppelt. Diese Seite soll einen Impuls geben, wie man die Angebote der Wirtschaftsjunioren Deutschland im Kreis nutzen kann um einen Mehrwert sowohl im Kreis, wie auch im Verband zu stiften. Diese Seite hat nicht den Anspruch die „Wahrheit“ zu liefern sondern für Denkanstöße und Diskussionen zu sorgen.
Die Geschichte meines Kreises
Teil 1: Das Problem
Im Jahr 2016 standen wir wie viele Betreiber einer Webseite vor der Herausforderung: Wir haben eine Webseite die inhaltlich, grafisch und technisch nicht mehr dem Stand der Technik entspricht. Wir müssen handeln. Zu diesem Zeitpunkt wurde eine Webseite mit dem Content-Management-System WordPress betrieben. Folglich hätte ein Update, ein neues Template entsprechend das Problem der Webseite ja schon gelöst. Doch was ist mit anderen digitalen Prozessen? Mitgliederverwaltung.. natürlich Excel. Veranstaltungen? Formular + E-Mail.
Ebenso ein elementares Thema ist die Kommunikation im Kreis! E-Mails mit externen Partnern, Newsletter an die Kreise.
Die Geschichte meines Kreises
Teil 2: Was tun wir?
Ein anderes Mitglied mit einer Internetagentur und ich als digital affine und aktive Mitglieder im Vorstand wurden mit diesem Projekt betraut. Zur Zeitpunkt unserer Recherchen haben wir bei den Wirtschaftsjunioren Deutschland den Weg hin zu VereinOnline evaluiert. Die ersten Eindrücke waren gemischt. Kann man damit eine gute Webseite bauen? Stand der Technik? Also doch wieder WordPress? Und wie lösen wir die anderen Herausforderungen? Was wir wussten, wir waren mit dem Problem nicht alleine, denn auf Landesebene waren viele Kreise wie wir in einer ähnlichen Situation.
Die Geschichte meines Kreises
Teil 3: Wie ging es weiter?
Im Jahr 2017 wurde ein überarbeitetes Layout für VereinOnline veröffentlicht. Ebenso gab es viele Kreise die positive Erfahrungen in der Nutzung mit VereinOnline an uns zurückgespiegelt haben!
In Anbetracht der Tatsache, ein System zu betreiben, welches auch ohne „Technik-Profis“ funktioniert, war für uns der Entschluss gefallen VereinOnline einzuführen.
Seit diesem Punkt und bis in die Gegenwart nutzten wir es erfolgreich für Webseite, Mitglieder (inkl. Mitgliedsbeiträge) und Veranstaltungen. Nutzen wir es auch für die Datenablage, Newsletter und E-Mails? Nein. Wir haben hier Lösungen gefunden, welche ebenfalls als „Dienst“ nutzbar sind aber für diese Aufgaben besser geeignet sind.
Eine Erkenntnis
Was soll diese Geschichte erläutern? Es ist ein Beispiel. Aber vielleicht erkennt ihr euch darin wieder. Im Rahmen des Projektes WJD Plattform haben wir gemeinsam in der Taskforce viele Erkenntnisse durch 160 Kreise gewonnen! Daraus ergeben sich folgende Best-Practices welche wir gerne mit euch teilen wollen.
– Tobias Hocke, Sonderbeauftragter WJ Plattform 2020-2021
Webseite
VereinOnline
Die beste Lösung für einen Kreis der eine Webseite benötigt und sich nicht intensiv darum kümmern muss.
Veranstaltungs- und Mitgliedermanagement inklusive!
Vorteile:
- kein technisches Hintergrundwissen notwendig
- „Managed Cloud Service“, man muss sich um keine Updates o.Ä. kümmern
- Viele typische „WJ-Prozesse“ bereits abgebildet
Nachteile:
- Einbußen an gestalterischer Flexibilität rund um das Thema Content-Management (keine Plugins o.Ä. vergleichbar zu WordPress)
- User-Interface nicht überall „dem Stand der Technik“ entsprechend.
- Kann an manchen Stellen „zu viel“ und dafür nicht perfekt. Nutzungsempfehlungen dazu in der Dokumentation.
Verbreitung im Verband: 35%
Hybrid
WordPress + VereinOnline
Das beste aus beiden Welten.
Redaktionelle Flexibilität mit einem für die WJ Bedürfnisse abgestimmten Backend für Veranstaltungs- und Mitgliedermanagement.
Die Vor- und Nachteile dieser Lösung sind ein Querschnitt aus VereinOnline und WordPress.
Die wesentlichen Mehrwerte:
- Absolute gestalterische Freiheit der Webseite
- Integration in Veranstaltungs- und Mitgliedermanagement auf der WordPress Webseite mit Daten aus VereinOnline.
Dennoch muss auch bei einer Hybrid-Lösung die Betreuung von WordPress bedacht werden. Hier sollte definitiv ein Betriebskonzept vorliegen, welches über die Laufzeit des Amtsjahres hinaus Bestand hat.
WordPress
„40% des Internets verwenden WordPress, vom Hobbyblog bis zu den größten Nachrichten-Websites im Netz.“
Weit verbreitete Lösung, jedoch ohne „WJ-Logik“
Vorteile:
- Absolute redaktionelle Freiheit
- Komplexe Realisation von Webseiten
- Zahlreiche Erweiterungsmöglichkeiten durch gigantisches Plugin-Ökosystem (zwei Veranstaltungsplugins an WJ-Design angepasst)
Nachteile:
- Software muss betreut werden, ohne regelmäßige Updates anfällig für Attacken
- Hosting-Infrastruktur benötigt
- keine integrierte Lösung zur Mitgliederverwaltung
Verbreitung im Verband: 30%
Ihr wollt eine eigenen Lösung für Eueren Kreis aufbauen? Dann bitte tretet mit uns in den Dialog, da wir Euere Entscheidung gerne nachvollziehen wollen. Gern wollen wir auch an einer gemeinsamen Lösung arbeiten.
Schreibt eine E-Mail an wjd@wjd.de mit dem Betrett „WJD-Plattform“.
Nutzt gerne unser HTML-Template als Basis für eigene Lösungen!
Newsletter
CleverReach
Die Wirtschaftsjunioren Deutschland, Landesverbände und einige Kreise nutzen bereits CleverReach.
Bei Evaluationen wurde oft als eine Schwäche von VereinOnline das Newslettersystem genannt.
Wir empfehlen für die Nutzung im Kreis daher auch CleverReach.
Fortsetzung folgt!
Wir planen hier noch weitere ausführliche Best-Practices für Tools und Prozesse in den Kreisen.
Eine kurze Übersicht von verwendeten Tools gibt es aber bereits jetzt:
- E-Mail Dienste / Zusammenarbeit:
Microsoft/Office365 - Kommunikationstools
Microsoft/Office365 (Teams), Slack - Dateiablage
Google Drive (Dienst), Dropbox (Dienst), nextCloud (selbstverwaltet), ownCloud (selbstverwaltet) - Projektmanagement
Trello, MeisterTask